Microsoft 365 환경에서 ‘info@’, ‘support@’와 같은 공유 메일함은 팀 커뮤니케이션을 효율적으로 통합하는 핵심 도구입니다. 단일 라이선스 없이 최대 50GB 용량을 제공하여 비용 효율성을 높이며, 여러 구성원의 공동 관리를 지원합니다.
공유 메일함의 성공적인 운영은 정확한 접근 권한 부여가 필수적이며, 동시에 발생 가능한 전송오류 해결 능력이 중요합니다. 이 문서는 관리자가 숙지해야 할 세 가지 핵심 권한 설정 방식과 실질적인 전송 문제 해결 방안을 체계적으로 제시하여 관리 효율성을 극대화하고자 합니다.
공유 사서함 권한의 완벽 이해: 접근, 발송 및 전송 오류 해결 핵심 전략
Microsoft 365 공유 사서함은 협업 부서의 공식적인 대외 소통 창구로서, 그 기능을 100% 활용하기 위해서는 권한 부여의 정확성이 선행되어야 합니다. 관리 센터(EAC)에서 설정하는 3가지 핵심 권한은 접근성 확보뿐만 아니라, 가장 빈번하게 발생하는 전송 오류를 해결하는 데 직접적인 영향을 미치므로 그 역할을 명확히 이해해야 합니다.
구성원의 역할에 따른 3대 핵심 권한 비교
공유 사서함 사용 시 잦은 오류인 ‘권한이 없습니다’ 메시지는 대개 아래 2가지 권한 중 하나가 누락되었을 때 발생합니다.
| 권한 명칭 | 기능 설명 | 발신자 표기 방식 | 주요 역할 |
|---|---|---|---|
| 모든 액세스 권한 (Full Access) | 공유 사서함을 열람하고, 내부 항목(메일, 일정)을 생성, 수정, 삭제하는 권한입니다. 메일 발송 기능은 포함하지 않습니다. | 해당 없음 (접근 권한) | 사서함 내용 확인 및 관리 |
| 다른 사람 이름으로 보내기 권한 (Send As) | 공유 사서함 주소(support@company.com)를 발신자로 위장하여 메일을 보낼 수 있게 합니다. | 수신자에게 팀 대표 메일 주소만 표시됨. | 발송 오류 해결에 가장 핵심적인 권한이자 부서 대표 발송 기능 |
| 대신 보내기 권한 (Send on Behalf) | 수신자에게 발신자가 ‘사용자 A를 대신하여 support@company.com에서 보냄’과 같이 표시되어 실제 발신자를 명확히 알립니다. | 실제 발신자와 공유 사서함 주소가 모두 표시됨. | 개인 발신자 명시가 필요할 때 사용 |
관리자는 보안 모범 사례에 따라 각 구성원에게 ‘모든 액세스’와 ‘다른 사람 이름으로 보내기’ 권한을 함께 부여하여 공유 메일함 접근 및 발송 오류를 예방하는 것이 필수입니다.
공유 메일함 전송 오류 발생 시 해결 프로세스: 권한 지연 및 캐시 문제
MS 365 환경에서 공유 메일함을 운영할 때, 권한 부여 후에도 ‘다른 사람 이름으로 보내기(Send As)’ 오류와 NDR(배달 불가 보고서)을 받는 경우가 흔합니다. 이는 주로 Azure AD 동기화 지연 및 클라이언트 측의 자동 완성 캐시 불일치 문제에서 기인합니다. 관리자는 시스템의 복제 지연(Replication Delay)에 의해 권한 부여 후 최소 30분에서 최대 2시간의 대기 시간이 필요함을 인지하고 오류를 해결해야 합니다.
1. 권한 부여의 Azure AD 복제 지연 문제 확인
Microsoft 365 환경에서 공유 메일함 권한이 변경되면 해당 설정은 Exchange Online과 Azure AD 전역에 복제됩니다. 이 복제 과정은 설정 변경의 종류와 서버 부하에 따라 시간이 소요됩니다. 특히 권한을 설정한 직후 발송이 안 되는 문제는 권한 지연이 원인일 가능성이 가장 높으므로, 충분한 시간(최소 1시간)을 두고 재시도하는 것이 중요합니다.
2. Outlook 클라이언트의 자동 완성 캐시(NK2) 초기화 (가장 확실한 해결책)
Outlook 클라이언트의 자동 완성 캐시(스트림 엔트리)는 과거 권한 상태나 잘못된 주소를 기억하여 유효한 권한이 있어도 NDR을 반환하게 합니다. 캐시 문제를 확실하게 해결하기 위한 단계별 지침은 다음과 같습니다.
- 메일 발송 시 ‘받는 사람’ 필드에 문제가 되는 공유 사서함 주소를 입력합니다.
- 자동 완성으로 나타나는 주소 목록에서 해당 주소 옆의 ‘X’ 아이콘을 클릭하여 캐시 항목을 완전히 제거합니다.
- 메일을 새로 작성하고 전역 주소 목록(GAL)을 통해 공유 사서함 주소를 직접 검색하여 선택 후 발송을 재시도합니다.
운영 효율성 극대화를 위한 심화 관리 전략
1. 보낸 항목 저장 위치 제어: DelegateSentItemsStyle 활성화
‘보낸 편지함’ 저장 위치 혼동 방지
기본적으로 공유 메일함으로 보낸 메일은 사용자의 개인 ‘보낸 편지함’에만 저장됩니다. 공유 메일함 자체의 ‘보낸 편지함’에 저장되기를 원한다면 관리자는 Exchange Online PowerShell을 통해 다음 설정을 활성화해야 사용자 혼란을 방지할 수 있습니다.
설정 명령어: Set-MailboxSentItemsConfiguration cmdlet을 사용하여 DelegateSentItemsStyle 매개변수를 True로 지정해야 합니다.
2. 용량 한계 극복 및 보안 제한 관리
공유 메일함은 라이선스 없이 50GB까지 제공되며, 이 용량을 초과하면 메일 수신이 즉시 중단되는 치명적인 전송 오류를 유발합니다. 정기적인 용량 검토는 필수입니다.
또한, 공유 메일함은 개별 보안 컨텍스트가 없어 메일 암호화 전송(S/MIME)이 불가하다는 제한을 명확히 이해하고, 보안 필수 업무에는 일반 사서함이나 M365 그룹을 대안으로 활용해야 합니다.
MS 365 공유 메일함 관리자들이 궁금해하는 FAQ (심화)
Q: 공유 메일함에 라이선스가 반드시 필요한가요? 용량 관리는 어떻게 하나요?
A: 공유 메일함은 기본적으로 사용자 라이선스 없이도 생성 및 사용이 가능합니다. 핵심은 사서함 용량입니다. 기본 제공 용량인 50GB를 초과하지 않는다면 별도의 라이선스는 필요하지 않습니다.
용량이 50GB를 초과할 경우, 해당 공유 메일함에 Exchange Online Plan 2 라이선스를 할당해야 합니다. 이 라이선스는 용량을 100GB로 확장하며, 또한 법적 보존(Legal Hold) 및 자동 보관 처리(Auto-Expanding Archive) 기능을 활성화하여 무제한에 가까운 보관함을 사용할 수 있게 해줍니다.
Q: 권한을 부여했는데도 Outlook에 공유 메일함이 자동으로 추가되지 않아요. (권한 전송 오류 해결)
A: Outlook에서 공유 메일함이 자동으로 표시되는 기능(Auto-Mapping)은 ‘모든 액세스 권한(Full Access)’이 부여되었을 때 작동합니다. 권한 부여 후에도 클라이언트 설정 반영 및 동기화에 최대 24시간의 시간이 소요될 수 있습니다. 해결을 위한 주요 점검 사항은 다음과 같습니다:
- 캐시 모드 확인: Outlook이 캐시 모드가 아닌 Exchange Online 모드에서 실행 중인지 확인합니다.
- PowerShell 확인: `Add-MailboxPermission` 명령 시 `AutoMapping:$true` 옵션이 적용되었는지 확인합니다.
- 수동 추가: 시간이 지나도 해결되지 않으면, 사용자가 Outlook 계정 설정에서 사서함 추가 기능을 통해 수동으로 추가해야 합니다. (이 방법은 권한 문제와 관계없이 가장 확실합니다.)
Q: 특정 사용자만 공유 메일함의 항목을 삭제하지 못하게 막을 수 있나요? (개별 권한 제한)
A: 공유 메일함은 공동 작업을 위해 모든 사용자에게 ‘모든 항목 관리’ 권한이 기본적으로 부여됩니다. 따라서 특정 사용자에 대해 ‘삭제 권한만’ 개별적으로 막는 것은 매우 복잡하거나 사실상 불가능합니다.
대안으로 Microsoft 365 그룹 활용
- Microsoft 365 그룹: 유연한 보안 및 권한 설정, 팀 사이트 연결 등 공유 메일함보다 더 복잡한 공동 작업 요구사항을 충족시킵니다.
- 폴더 단위 권한 설정: PowerShell을 통해 공유 메일함 내 특정 폴더에 대해서만 ‘편집자(Editor)’ 권한을 부여하고, ‘삭제 권한’을 제외하는 복잡한 커스터마이징을 고려할 수 있습니다. 하지만 이는 관리 부담이 큽니다.
체계적인 관리로 조직 협업 시너지를 극대화
MS 365 공유 메일함 운영 성공은 관리자의 체계적인 접근에 달려있습니다. ‘모든 액세스’와 ‘다른 이름으로 보내기’ 권한 차이를 정확히 이해하고 적재적소에 부여하는 것이 필수입니다. 전송 오류 발생 시 권한 반영 지연 및 자동 완성 캐시 문제를 신속히 점검하여 업무 복구를 최우선해야 합니다. 이 핵심 원칙 준수만이 조직 전체의 협업 시너지를 극대화하는 길입니다.