Microsoft 365의 공유 사서함은 support@contoso.com과 같은 공동 이메일 주소를 효율적으로 관리하는 데 필수적인 협업 도구입니다. 별도 라이선스 없이 최대 50GB 메일 처리, 다수 사용자의 동시 접근 등 강력한 기능을 제공하지만, 안정적인 운영을 위해서는 두 가지 핵심 난제를 해결해야 합니다.
협업의 핵심: Microsoft 365 공유 사서함의 기능과 도전 과제
주요 관리 과제
- 정확한 권한 설정: 사용자별 ‘보내기 권한’과 ‘전체 액세스’ 미스매치로 인한 접근 문제.
- 체계적인 전송 오류 대응: 특히 Outlook 캐싱 및 자동 매핑 관련 전송 실패 해결 방안.
본 문서는 관리자가 직면하는 이 공유메일함 권한 및 전송오류 문제를 간결하고 체계적으로 해결할 수 있는 방안을 제시합니다.
이러한 핵심 난제, 특히 권한 설정 문제를 해결하기 위해서는 먼저 마이크로소프트 365 환경의 두 가지 주요 발신 권한인 ‘다른 이름으로 보내기’와 ‘대신하여 보내기’의 차이점을 명확히 이해해야 합니다.
발신 오류를 방지하는 공유 사서함 권한: Send As vs. Send on Behalf 비교
마이크로소프트 365 환경에서 공유 사서함(Shared Mailbox)은 팀 협업의 핵심 도구입니다. 그러나 발신자가 누구인지 결정하는 ‘다른 이름으로 보내기(Send As)’와 ‘대신하여 보내기(Send on Behalf)’ 권한의 용도와 차이를 혼동하면 권한 누락으로 인한 전송 오류(Access Denied)가 발생하기 쉽습니다. 이 두 권한의 명확한 차이점을 이해하고 정확히 설정하는 것이 공유메일함 권한·전송오류 해결의 첫걸음입니다.
권한별 발신자 표시 및 기능 비교
다음 표를 통해 두 권한의 핵심 차이점을 한눈에 확인하실 수 있습니다.
| 구분 | 다른 이름으로 보내기 (Send As) | 대신하여 보내기 (Send on Behalf) |
|---|---|---|
| 발신자 표시 | 수신자에게 공유 사서함 주소 자체(예: support@team.com)만 표시됨. 구성원 정보는 완벽히 숨겨집니다. | 수신자에게 “구성원 이름이 공유 사서함을 대신하여 보냄”의 형식으로 표시되어 누가 실제 발신했는지 투명하게 드러납니다. |
| 주요 용도 | 공식적인 팀이나 부서의 응답, 내부 발신자 은폐 | 응답의 투명성 및 책임 소재 명확화 |
| 설정 위치 | M365 관리 센터(권장), Exchange 관리 센터(EAC) | 주로 Exchange 관리 센터(EAC) 또는 PowerShell Cmdlet |
발신 오류(Access Denied) 해결의 결정적 팁
대부분의 발신 오류는 권한이 누락되었거나, 설정 후 동기화 문제에서 비롯됩니다. 특히 사용자가 Send As 권한 없이 해당 기능을 사용하려 할 때 “메시지를 보낼 권한이 없습니다(Access Denied)”라는 구체적인 오류가 발생합니다. 권한 부여 후 시스템 전체 동기화에는 최대 60분에서 2시간이 소요될 수 있으므로, 권한 설정 직후 오류가 지속되더라도 충분한 동기화 시간을 기다리는 것이 필수입니다.
공유 사서함 운영의 안정성을 해치는 또 다른 주범은 바로 전송 오류(NDR) 및 배달 실패입니다. 이러한 오류는 권한 문제 외에도 용량 및 클라이언트 설정과 관련될 수 있으며, 이를 체계적으로 진단하고 해결하는 방안을 살펴보겠습니다.
전송 오류(NDR) 및 배달 실패의 체계적 해결 방안
마이크로소프트 365 공유 메일함을 운영하며 발생하는 전송 오류(NDR, 배달 불가 보고서)는 권한 누락, 사서함 용량 제한, 그리고 Outlook 클라이언트의 캐시 문제라는 세 가지 핵심 원인으로 분류할 수 있습니다. 특히, 발신 권한과 관련된 문제가 가장 빈번하며, 이를 체계적으로 진단하고 해결하는 것이 안정적인 서비스 유지의 핵심입니다.
1. 발신 권한 오류(NDR) 및 동기화 지연 해결
전송 실패의 대다수는 ‘다른 이름으로 보내기(Send As)’ 또는 ‘대신하여 보내기(Send on Behalf)’ 권한 누락 때문에 발생합니다. 관리 센터에서 해당 사용자 권한을 재확인하고, 오류 지속 시 권한을 제거했다가 재할당하여 동기화를 강제해야 합니다.
권한 부여 후 변경 사항이 전 세계 서버에 반영되는 데는 최대 24시간의 지연 시간이 발생할 수 있습니다. Outlook을 완전히 닫았다가 다시 시작하거나 웹(OWA)에서 테스트하면 반영 속도를 높일 수 있습니다.
2. 용량 제한 관리 및 보존 정책 적용
라이선스가 없는 공유 사서함은 50GB의 기본 용량 제한을 가지며, 초과 시 즉시 메일 수신이 중단됩니다. Exchange 관리 센터에서 사용량을 확인하여 50GB를 초과하면 Exchange Online Plan 2 라이선스 할당을 통해 100GB까지 용량을 증설할 수 있습니다.
장기적인 용량 관리를 위해 다음의 접근법이 권장됩니다.
- Exchange 관리 센터에서 현재 사용량 주기적 모니터링
- 보존 정책을 적용하여 오래된 항목을 온라인 보관 사서함으로 자동 이동
3. Outlook 자동 완성 캐시 및 프로필 재구성
Outlook 클라이언트 내부의 자동 완성 목록에 이전 또는 잘못된 주소 정보가 저장되어 NDR이 발생할 수 있습니다. 메일 작성 시 주소 옆의 X 버튼을 눌러 캐시를 제거하는 것이 기본 조치입니다. 만약 문제가 해결되지 않는다면, 손상된 Outlook 프로필이 원인일 수 있으므로, 제어판 ‘Mail’ 설정을 통해 새로운 프로필을 생성하고 사서함을 다시 추가해 테스트해야 합니다.
지금까지 살펴본 체계적인 해결 방안을 바탕으로, 성공적인 공유 사서함 운영을 위한 최종 전략을 정리하고, 관리자가 자주 묻는 질문을 통해 실무에 필요한 추가 정보를 제공해 드리겠습니다.
성공적인 공유 사서함 운영을 위한 최종 전략 및 효율 극대화
Microsoft 365 공유 사서함의 안정적 관리는 궁극적으로 ‘권한 오류’와 ‘전송 오류’를 해결하는 데 집중됩니다. 관리자는 ‘모든 액세스’, ‘다른 이름으로 보내기’, ‘대신하여 보내기’라는 세 가지 핵심 권한을 정확히 이해하고 부여해야 하며, 권한 변경 후에는 충분한 시스템 동기화 시간 확보와 클라이언트 캐시 문제 해결이라는 체계적인 접근이 필수적입니다. 이러한 종합 전략은 효율적인 팀 협업 환경을 구축하는 핵심 기반이 됩니다.
관리자가 공유 사서함 운영 시 발생할 수 있는 복합적인 오류 해결 과정을 숙지함으로써, 사서함의 안정적인 활용을 보장하고 팀의 생산성을 극대화하는 선순환 구조를 확립할 수 있습니다.
관리자를 위한 주요 Q&A (공유 메일함 권한 및 전송 오류 해결)
Q: 공유 사서함은 라이선스가 정말 필요 없나요? 장기 보관 정책(Archive) 적용 기준도 궁금합니다.
A: 기본적으로 공유 사서함은 사용자에게 직접 할당되지 않고 액세스 권한을 부여하는 용도로만 사용될 경우, 용량이 50GB 이하라면 라이선스가 면제됩니다. 그러나 데이터 증가로 인해 이 용량을 초과하거나, 법적 또는 규정 준수를 위한 인플레이스 보관(In-Place Archiving) 기능을 활성화해야 하는 경우에는 반드시 Exchange Online Plan 2 이상의 유료 라이선스를 할당해야 합니다. 라이선스가 없으면 사서함에 대한 보존 정책 및 eDiscovery 검색과 같은 고급 기능은 사용할 수 없습니다.
공유 사서함은 기능적으로는 사용자 사서함과 동일합니다. 하지만 라이선스 면제 혜택을 유지하려면 엄격한 기준(50GB 이하, 직접 로그인 금지)을 따라야 하므로, 관리자는 주기적인 용량 확인 및 라이선스 할당 기준 검토가 필수입니다.
Q: Outlook 클라이언트에서 공유 사서함을 열려고 할 때 ‘폴더를 확장할 수 없습니다’와 같은 권한 오류가 발생합니다. 해결책은 무엇인가요?
A: 이러한 오류는 주로 세 가지 원인에서 비롯됩니다. 첫째, 해당 사용자에게 ‘모든 액세스 권한(Full Access)’이 제대로 부여되지 않은 경우입니다. 둘째, 권한이 부여된 지 얼마 되지 않아 변경 사항이 클라이언트나 서버에 완전히 동기화되지 않은 경우입니다. 셋째, 공유 사서함이 전역 주소 목록(GAL)에서 숨겨져 있어 자동 검색(AutoDiscover)이 실패할 때 발생할 수 있습니다. 특히 자동 매핑(AutoMapping) 기능이 Outlook 프로필을 업데이트하지 못하면 이 문제가 발생합니다.
[권한 오류 해결을 위한 체크리스트]
- 관리 센터에서 권한 부여 후 최소 30분 이상 기다려 전파를 확인합니다.
- Outlook의 자동 매핑 문제 해결을 위해 사용자에게 공유 사서함을 수동으로 추가하게 합니다.
- PowerShell에서
Remove-MailboxPermission후Add-MailboxPermission명령어를 사용하여 권한을 재설정합니다.
Q: ‘다른 이름으로 보내기(Send As)’ 권한만 부여했는데, 수신자에게는 ‘사용자 대신하여(On Behalf Of)’ 보낸 것으로 표시됩니다. 어떤 문제인가요?
A: 이 문제는 사용자가 메일을 보낼 때 ‘보낸 사람(From)’ 필드에 공유 사서함 주소를 직접 입력하여 선택하지 않았거나, 드물게 두 가지 권한(Send As와 Send on Behalf)이 동시에 부여되어 ‘대신하여 보내기’가 우선 적용되었을 때 발생합니다. 전송 오류를 방지하려면 두 권한의 차이를 명확히 이해하고 필요한 권한 하나만 유지하는 것이 중요합니다.
| 권한 유형 | 발신자 표시 형식 (수신자 기준) | 관리자 부여 명령어 |
|---|---|---|
| Send As (다른 이름으로) | 공유 사서함 주소만 표시 | Add-ADPermission |
| Send on Behalf Of (대신하여) | ‘사용자 대신하여’ 공유 사서함 표시 | Set-Mailbox |
관리자는 불필요한 중복 권한을 제거한 후, 사용자에게 메일 작성 시 ‘보낸 사람’ 필드를 활성화하고 공유 사서함을 명시적으로 목록에서 선택했는지 재차 확인하도록 안내해야 합니다.